Una factura proforma es un documento informativo en formato de factura. La Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública la describe como un presupuesto o un cálculo del importe. La resolución señala que el ordenamiento no la regula de forma expresa, que no reúne los requisitos del artículo 6 del Real Decreto 1619/2012 y que carece de validez fiscal. La AEAT permite emitirla cuando no lleva el código QR tributario y cuando la sustituye la factura o la factura simplificada oficial entregada al cliente. El devengo y la deducción del IVA se rigen por la Ley 37/1992.
Qué es una factura proforma
El Real Decreto 1619/2012 regula la obligación de expedir factura y el contenido de la factura y de la factura simplificada. Su artículo 6.4 dispone que, a efectos del artículo 97.Uno de la Ley 37/1992, tiene la consideración de factura el documento que contiene todos los datos y reúne los requisitos de ese artículo 6. El reglamento no contiene un precepto propio de la factura proforma. La resolución de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública de 10 de julio de 2023, publicada en el BOE, la describe como un mero borrador carente de toda validez legal, sin regulación expresa en el ordenamiento, y como un documento informativo, un presupuesto o un cálculo del importe debido por los servicios. La calificación registral que esa resolución confirma la trata como una propuesta comercial o profesional en formato de factura. La resolución añade que no reúne los requisitos del artículo 6 del Real Decreto 1619/2012, que carece de validez fiscal y que no produce efectos contables. En ese expediente, remite el valor probatorio del documento a los artículos 1225 y 1228 del Código Civil y al artículo 31 del Código de Comercio, y exige la conformidad del deudor para su eficacia. La AEAT, en las preguntas sobre sistemas informáticos de facturación actualizadas a 21 de octubre de 2026, permite emitir una factura proforma, o una factura simplificada proforma, sin validez fiscal, siempre que al final la sustituya la factura o la factura simplificada oficial y esta se entregue al cliente. Hasta que la factura no está terminada, no puede expedirse con el código QR tributario. Los borradores y las facturas proforma no llevan ese código. El artículo 5 de la Ley 37/1992 incluye entre los empresarios o profesionales a quien ordena por cuenta propia medios de producción para intervenir en la producción o distribución de bienes o servicios, y cita en particular el ejercicio de profesiones liberales. El artículo 164.Uno.3.º obliga al sujeto pasivo a expedir y entregar factura, y el artículo 2.1 del Reglamento concreta esa obligación en las entregas y prestaciones de su actividad. Un autónomo en ese supuesto documenta la operación con la factura del reglamento. El artículo 3 de la Ley delimita el ámbito espacial del impuesto al territorio español y excluye de la armonización del IVA, en los términos de ese artículo, a Canarias, Ceuta y Melilla.
Devengo, deducción y libro registro
El artículo 75.Uno de la Ley 37/1992 devenga el impuesto, en las entregas de bienes, cuando los bienes se ponen a disposición del adquirente y, en las prestaciones de servicios, cuando se prestan, ejecutan o efectúan, con las reglas particulares de ese apartado. El artículo 75.Dos devenga el impuesto en las operaciones sujetas que originan pagos anticipados anteriores al hecho imponible, en el momento del cobro total o parcial, por los importes efectivamente percibidos. Ese párrafo no se aplica a las entregas de bienes del artículo 25. El artículo 75 no incluye la expedición de una proforma entre los momentos de devengo. El artículo 88.Dos exige repercutir el impuesto mediante factura, con la cuota separada de la base, y el artículo 88.Tres sitúa la repercusión al tiempo de expedir y entregar esa factura. El artículo 2.1, segundo párrafo, del Real Decreto 1619/2012 obliga a expedir factura y copia por los pagos recibidos antes de la entrega o de la prestación, salvo las entregas exentas del artículo 25 de la Ley. El artículo 11.1 fija la expedición en el momento de la operación, o antes del día 16 del mes siguiente al devengo si el destinatario es un empresario o profesional que actúa como tal. La AEAT condiciona la proforma sin validez fiscal a que la sustituya la factura o la factura simplificada oficial entregada al cliente. Esa factura es la que documenta el anticipo cuando el artículo 2.1 exige factura por el cobro y el artículo 75.Dos ya ha devengado el impuesto. El artículo 97.Uno reserva la deducción a quien está en posesión del documento justificativo, y su número 1.º exige la factura original que cumple los requisitos reglamentarios. El apartado Dos del mismo artículo niega valor de justificante al documento que no cumple todos los requisitos legales y reglamentarios, salvo que se rectifique. El artículo 6.4 del Reglamento considera factura, a esos efectos, la que contiene todos los datos y requisitos del artículo 6. La resolución de 10 de julio de 2023 afirma que la proforma de aquel expediente no reúne esos requisitos. El artículo 164.Uno.4.º obliga a llevar la contabilidad y los registros reglamentarios. El artículo 62.1.a del Reglamento del IVA, aprobado por el Real Decreto 1624/1992, incluye el libro registro de facturas expedidas, y el artículo 63 ordena anotar en él, una por una, las facturas expedidas, con número, serie, fechas, destinatario, base imponible y, en su caso, tipo y cuota. El libro tiene por objeto esas facturas. La misma resolución niega efectos contables a la proforma examinada.
Anticipos, aduanas y licitaciones
El artículo 75.Dos de la Ley 37/1992 y el segundo párrafo del artículo 2.1 del Real Decreto 1619/2012 enlazan el cobro anterior a la operación con el devengo y con la expedición de factura por los importes percibidos, salvo las entregas exentas del artículo 25 de la Ley. La proforma que describe la AEAT queda sustituida por esa factura oficial. La resolución de 11 de julio de 2014 del Departamento de Aduanas e Impuestos Especiales, en el texto consolidado de las instrucciones del documento único administrativo, consigna en la subcasilla del importe el total de la factura comercial o no comercial (proforma, a efectos estadísticos, etc.), aunque no hubiera movimiento de divisas. El anexo de códigos de documento incluye el N325, Factura proforma, y el N380, Factura comercial. Esas menciones identifican el documento en la declaración aduanera. El contenido de la factura sigue en los artículos 6 y 7 del Real Decreto 1619/2012. El Reglamento de facturación, la Ley del IVA y las páginas de la AEAT sobre facturación y sistemas informáticos revisadas el 27 de octubre de 2026 no fijan el uso de una factura proforma en una licitación. Por confirmar.
Factura, simplificada, rectificativa y presupuesto
La factura del artículo 6 del Real Decreto 1619/2012 documenta la operación con número y serie correlativos, fecha de expedición, identificación de las partes, descripción, base imponible, tipo y cuota, y las demás menciones de ese artículo cuando proceden. El artículo 88 de la Ley 37/1992 exige la factura para repercutir el IVA. El Reglamento no fija menciones obligatorias de un documento denominado proforma. Las de los artículos 6 y 7 corresponden a la factura y a la factura simplificada. Un listado obligatorio de la proforma, al margen del código aduanero N325 y de la subcasilla de importe del DUA, no consta en las fuentes revisadas el 27 de octubre de 2026. Por confirmar. La factura simplificada del artículo 4 puede cumplir la obligación de expedir factura cuando el importe no exceda de 400 euros, IVA incluido, cuando deba expedirse una rectificativa, o cuando no exceda de 3.000 euros, IVA incluido, en las operaciones que el apartado 2 enumera. El artículo 4.4 excluye de la factura simplificada las operaciones que ese apartado enumera. Su contenido está en el artículo 7: número y serie correlativos, fechas, NIF y nombre del expedidor, identificación de los bienes o servicios, tipo impositivo, contraprestación total y las menciones que el precepto añade. La AEAT también admite una factura simplificada proforma sin validez fiscal, sustituida después por la simplificada oficial entregada al cliente. La factura rectificativa del artículo 15 se expide cuando la factura original no cumple algún requisito de los artículos 6 o 7, cuando las cuotas repercutidas se determinaron de forma incorrecta o cuando concurren las circunstancias del artículo 80 de la Ley para modificar la base imponible. El artículo 15.4 exige identificar la factura rectificada. Los artículos 6.1.a.2.º y 7.1.a.4.º exigen una serie específica para las rectificativas. El artículo 15.6 reserva la condición de rectificativa a las causas de los apartados 1 y 2. El Reglamento no define la palabra presupuesto. Las aclaraciones de la AEAT a los desarrolladores, versión 1.3, tratan las prefacturas, las proformas, los borradores y las facturas sin validez fiscal como términos análogos a las facturas presupuestarias. La resolución de 10 de julio de 2023 llama a la proforma presupuesto o cálculo del importe. Una diferencia jurídica añadida entre esos dos nombres no consta en el Reglamento ni en esas fuentes. Por confirmar.
Número y serie
El artículo 6.1.a del Real Decreto 1619/2012 exige en la factura un número y, en su caso, una serie, con numeración correlativa dentro de cada serie. Pueden usarse series separadas cuando exista una razón, y son obligatorias, entre otras, para las facturas rectificativas. El artículo 7.1.a repite la numeración correlativa en la factura simplificada y obliga a series separadas cuando, en el mismo año natural, se expiden facturas del artículo 6 y facturas simplificadas. El artículo 9 del Real Decreto 1007/2023 ordena generar un registro de facturación de alta de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de cada factura. El artículo 10 incluye en ese registro el número y la serie de la factura. Las aclaraciones de la AEAT a los desarrolladores sitúan la numeración en el paso en que se valida el contenido, se genera el registro de facturación, se expide la factura con su número y, en la modalidad VERI*FACTU, se remite el registro. La pregunta publicada por la AEAT sitúa la proforma antes de la factura terminada y señala que no lleva el código QR tributario. La serie correlativa de los artículos 6.1.a y 7.1.a ordena las facturas de esa serie. El Reglamento no atribuye a la proforma un número de la serie de facturas.
VERI*FACTU y el registro de facturación
El artículo 1.2 del Real Decreto 1007/2023 limita el término factura, a los efectos de ese reglamento, a la factura completa y a la factura simplificada del Real Decreto 1619/2012. El artículo 1.1 tiene por objeto los requisitos de los sistemas informáticos que soportan los procesos de facturación, para garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. El artículo 9 exige un registro de facturación de alta por cada factura, simultáneo o inmediatamente anterior a su expedición. El artículo 3.1 incluye, entre los obligados que usen esos sistemas, a los contribuyentes del IRPF que desarrollen actividades económicas. La AEAT indica que el reglamento afecta a las facturas completas y a las simplificadas, y que no afecta a ningún otro documento justificativo de la entrega o de la prestación. La misma respuesta dice que los borradores y las facturas proforma no llevan código QR tributario. El registro de facturación de alta se genera cuando la factura queda definitivamente emitida. Ese registro se firma o se remite a la sede electrónica de la AEAT. Desde ese momento, la alteración de los datos de ese registro se hace mediante nuevos registros de facturación. La AEAT remite esa regla al párrafo tercero del artículo 8.2.a. Los artículos 6.5 y 7.5 del Real Decreto 1619/2012, añadidos por el Real Decreto 1007/2023, incorporan el código QR a la factura y a la factura simplificada expedidas con esos sistemas y, si el sistema remite todos los registros, la mención «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU». La Orden HAC/1177/2024 desarrolla el formato del registro de facturación de alta y del de anulación en sus artículos 10 y 11. El texto publicado de la orden no define un registro de facturación para un documento llamado proforma. Las aclaraciones de la AEAT a los desarrolladores separan ese registro de facturación, generado al expedir la factura numerada, de la conservación de los registros de la propia proforma. Según esas aclaraciones, esa conservación no está enunciada como registro de facturación del Real Decreto 1007/2023 ni de la Orden HAC/1177/2024. La AEAT la apoya en el artículo 29.2.j de la Ley 58/2003, General Tributaria, que exige a los sistemas informáticos de facturación o de gestión integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. La pregunta general de la AEAT añade que el sistema que genera proformas ha de estar vinculado al de emisión de facturas y ha de conservar esos documentos preparatorios ligados a las facturas o a los registros de facturación que finalmente se emitan o, si no llega a emitirse factura, registrados en el propio sistema. Un sistema sin ese control, dice la AEAT, no sería legal.
Qué probar en el programa
En una prueba con datos ficticios, prepara una proforma o un borrador y, en otro paso, la factura que la sustituye. La guía de cómo hacer una factura reúne los datos de esa factura. Las guías de factura simplificada, factura rectificativa, numeración y retención de IRPF tratan esos documentos. La página de VERI*FACTU resume el reglamento de los sistemas informáticos. El comparador de la portada y el asistente para elegir recogen precios y condiciones publicadas.
- Localiza si el programa separa la proforma, o el borrador, de la factura emitida.
- Comprueba que la proforma no incorpora el código QR tributario ni la mención VERI*FACTU.
- En la factura emitida, localiza el número, la serie y, si el programa usa un sistema del Real Decreto 1007/2023, el código QR.
- Pregunta cómo conserva la proforma vinculada a la factura que la sustituye, o cómo la conserva si no llega a emitirse factura.
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Fuentes consultadas
- BOE · Resolución de 10 de julio de 2023, Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública ↗
- BOE · Real Decreto 1619/2012, obligaciones de facturación, texto consolidado ↗
- BOE · Ley 37/1992 del IVA, texto consolidado ↗
- BOE · Real Decreto 1624/1992, Reglamento del IVA, texto consolidado ↗
- BOE · Resolución de 11 de julio de 2014, instrucciones del DUA, texto consolidado ↗
- BOE · Real Decreto 1007/2023, texto consolidado ↗
- BOE · Orden HAC/1177/2024, especificaciones de los registros de facturación ↗
- BOE · Ley 58/2003, General Tributaria, texto consolidado ↗
- AEAT · Conceptos de los sistemas informáticos de facturación, preguntas frecuentes ↗
- AEAT · Aclaraciones a desarrolladores sobre proformas y borradores, versión 1.3 ↗